Nusawarta.id – Batulicin. Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu resmi meluncurkan Sistem Pencarian Arsip Online (SIMPAN), sebuah inovasi digital untuk menyimpan dan menata arsip secara efisien.
Langkah ini diharapkan dapat mempermudah pencarian dan pengelolaan arsip secara cepat dan tepat, terutama dalam rangka mendukung transparansi dan efisiensi administrasi.
Dwi Teguh Efendi, S.IP., M.AP., selaku penyusun rancangan inovasi ini, menjelaskan bahwa SIMPAN dirancang sebagai bagian dari aksi perubahan dalam pengelolaan arsip. Sistem ini hadir untuk menggantikan metode penyimpanan manual yang selama ini digunakan dan mulai diterapkan pada Sekretariat Dinas Pendidikan Tanah Bumbu.
“Setiap tahun, produk arsip yang dihasilkan oleh Dinas Pendidikan mencapai 20 ribu nomor surat. Jumlah yang besar ini membuat penyimpanan manual semakin tidak efektif. Dengan inovasi SIMPAN, kami dapat menyimpan arsip secara digital, yang membuatnya lebih mudah diakses kapan pun diperlukan,” ujar Dwi Teguh, Kamis (10/10/2024) di Batulicin.
Selama bertahun-tahun, penyimpanan arsip di Dinas Pendidikan dilakukan secara manual dengan menempatkannya di lemari arsip. Metode ini, selain memakan banyak ruang, juga menimbulkan masalah dalam proses pencarian dokumen, terutama ketika arsip-arsip lama diperlukan kembali.
“Penyimpanan manual sering kali menyebabkan tumpukan dokumen yang sulit diakses. Selain itu, ada risiko hilangnya dokumen penting, serta waktu yang terbuang hanya untuk mencari letak arsip tersebut,” tambah Dwi Teguh.
Inovasi SIMPAN hadir sebagai solusi praktis, di mana semua arsip digital dapat disimpan secara sistematis dan diakses dengan lebih mudah. Sistem ini tidak hanya bermanfaat bagi petugas administrasi, tetapi juga bagi seluruh pegawai di lingkungan Dinas Pendidikan yang membutuhkan akses cepat terhadap dokumen.
Langkah digitalisasi melalui SIMPAN ini tidak hanya merupakan inovasi lokal, tetapi juga bagian dari upaya mengikuti pelatihan kepemimpinan administrasi angkatan ke IV tahun 2024 di Bandung, yang mendorong para pemimpin daerah untuk mengimplementasikan sistem manajemen modern.
SIMPAN diharapkan menjadi model pengelolaan arsip yang bisa diadopsi oleh dinas-dinas lain di Kabupaten Tanah Bumbu dan bahkan wilayah lainnya.
Peluncuran inovasi ini sejalan dengan peraturan yang mengatur pengelolaan arsip, seperti Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Undang-undang ini menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang baik sebagai bagian dari tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, dan transparan.
Selain itu, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Kearsipan juga mengatur bahwa arsip harus dikelola secara sistematis untuk memudahkan akses dan menjaga keamanannya.
Dengan adanya sistem digital seperti SIMPAN, Dinas Pendidikan Tanah Bumbu tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja, tetapi juga mendukung prinsip transparansi yang diamanatkan dalam regulasi tersebut. Penyimpanan digital ini akan memastikan bahwa setiap arsip dapat diakses dengan cepat tanpa khawatir hilang atau rusak.
Dalam rangka mendukung implementasi SIMPAN, Dinas Pendidikan akan memberikan pelatihan kepada seluruh pegawai terkait pengelolaan arsip digital.
Hal ini penting agar setiap pihak yang terlibat mampu memanfaatkan sistem ini dengan optimal. Penggunaan arsip digital akan menciptakan budaya kerja yang lebih efisien, dan ini juga akan memperkuat tata kelola administrasi secara menyeluruh di lingkungan pemerintahan daerah.
Dengan langkah ini, Dinas Pendidikan Tanah Bumbu berada di garis depan dalam menghadapi tantangan zaman yang semakin digital. Di era teknologi informasi saat ini, inovasi seperti SIMPAN tidak hanya penting untuk efisiensi, tetapi juga untuk memastikan keberlanjutan informasi dan dokumen penting bagi generasi mendatang. (Ma/Red)
